Les fonctionnalités Treatwell Connect à connaître absolument

Quand on gère un salon ou un institut, il n’y a jamais assez d’heures dans une journée. Encadrer votre équipe, suivre la clientèle, garder un œil sur les finances, assurer le marketing… pas facile de prendre une pause.

Treatwell Connect est conçu pour vous simplifier la vie : plus de visibilité, moins de temps perdu, et des clients qui réservent en ligne 24/7 sans vous accaparer. Découvrez les fonctionnalités qui transforment vos journées.

Bien plus qu’un agenda : une solution intelligente

Treatwell Connect n’est pas un simple agenda qui envoie des e-mails de confirmation. C’est une solution entièrement pensée pour votre activité. Vos fichiers clients sont centralisés, avec l’historique complet des rendez-vous, de la formule de coloration à la date du dernier test d’allergie. Vos relances clients partent toutes seules pour les faire revenir au bon moment, pendant que vous avez les mains dans le bac à shampoing. Les acomptes et les remboursements sont gérés de bout en bout, et vos rapports quotidiens sont enfin lisibles. Treatwell Connect repère même les tendances qui vous échappent, comme les créneaux qui restent souvent vides, ou les soins que vos abonnés Instagram réservent vraiment.

Jetez un œil à vos réglages pour repérer les points à optimiser : vos relances sont-elles bien activées ? Vos prestations sont-elles à jour ? Quelques changements simples peuvent suffire pour faire revenir les clients, récolter plus d’avis positifs et mieux comprendre les stratégies qui paient vraiment.

Activez une fonctionnalité à la fois

Il n’y a que vingt-quatre heures dans une journée, et trouver le temps de se former à un nouveau logiciel peut sembler impossible. Résultat : vous procrastinez, et les outils qui pourraient vous rapporter de l’argent restent sur la touche.

La clé, c’est d’avancer par petites étapes, plutôt que chercher à tout faire d’un coup. Certains réglages se font en un clic, par exemple, indiquer quels soins nécessitent un test d’allergie. D’autres, comme la création de listes d’attente ou la lecture des rapports, méritent qu’on y consacre une demi-heure.

Automatisez la communication avec vos clients

Treatwell Connect permet d’envoyer des rappels de rendez-vous automatiquement et gratuitement, quel que soit votre abonnement. Le client reçoit une confirmation au moment de réserver, puis un rappel avant l’horaire prévu : votre équipe n’a plus à courir après les clients, et vous gagnez du temps. Les alertes pour les tests cutanés peuvent aussi être automatisées. Elles partiront quelques jours à l’avance, pour tous les soins nécessitant un test.

Les rappels automatiques restent le moyen le moins cher de limiter les rendez-vous non honorés. Il n’y a pas de plafond et le coût est entièrement pris en charge par Treatwell, à raison d’un rappel par réservation, par soin et par client.

Des relances clients qui partent au bon moment

En plus des rappels aux clients qui ont déjà réservé, vous pouvez activer les relances automatiques pour faire revenir vos clients au bon moment, sans effort. Treatwell Connect gère votre agenda en arrière-plan et estime le moment où chaque client est le plus susceptible de réserver à nouveau, en fonction de la prestation. Autrement dit, la clientèle cils n’est pas relancée au même rythme que la clientèle couleur. Quelqu’un qui vient toutes les quatre semaines pour une manucure ne reçoit pas le même rappel qu’une personne qui fait ses mèches tous les trois mois.

Il n’y a rien à paramétrer, il suffit d’activer cette fonctionnalité et de recharger vos crédits SMS pour que vos relances partent au bon moment. Ceci dit, elles fonctionneront encore mieux si vous avez évoqué une prochaine date de rendez-vous avec le client. La relance viendra alors confirmer ce qui a été dit au fauteuil, et le client reviendra plus facilement.

Rappels de test d’allergie et informations préalables

Treatwell Connect peut envoyer des rappels automatiques pour toute prestation nécessitant un test d’allergie, quelques jours avant le rendez-vous. Cela réduit les tests oubliés, évite les annulations de dernière minute et vous couvre, sans que votre équipe ait à contacter les clients manuellement.

Il suffit de cocher la case « ce soin peut nécessiter un test » au moment de créer un soin dans votre grille tarifaire : Treatwell Connect s’occupe du reste.

Encaissez en un temps record avec un système de caisse connecté

Avec Treatwell Connect, chaque passage en caisse se fait en quelques clics. Et quand on répète l’opération quarante fois par semaine, un système de caisse simple fait toute la différence. Vous passez de la finalisation de la prestation au paiement sans quitter la réservation, avec confirmation instantanée. L’interface est pensée pour le téléphone et la tablette : chaque membre de votre équipe peut encaisser directement au fauteuil, sans avoir à passer au comptoir.

Et vous pouvez ajouter des produits, des soins supplémentaires ou des forfaits à tout moment, sans repartir de zéro. Un petit quart d’heure suffit pour former toute l’équipe, et dès le lendemain, tout va plus vite.

Les paiements via Treatwell Connect

Le prépaiement en ligne est disponible dès le premier jour, et vous définissez vous-même votre politique d’annulation. Chaque prépaiement figure dans vos rapports quotidiens, à côté de la réservation correspondante, pour que vous n’ayez pas à jouer les détectives en fin de journée. Le rapprochement des reçus et réservations est automatique. Vous pouvez demander un prépaiement pour toutes les prestations, pour certaines prestations seulement, ou pour certains clients.

Et pour les paiements sur place, Tap to Pay transforme votre téléphone en terminal de paiement. Il suffit d’approcher la carte ou le téléphone du client du vôtre, et le paiement est instantanément reflété dans vos rapports, comme pour un paiement en ligne. Aucun appareil supplémentaire requis, et pas de comptabilité compliquée en fin de journée.

Envoyez des devis pour aider vos clients à se décider

Une cliente hésite entre deux ou trois soins et veut savoir ce que l’ensemble représente ? Pas de problème : vous pouvez créer un devis directement depuis son créneau dans votre agenda Connect, plutôt que de perdre du temps au téléphone ou au comptoir. Ouvrez le rendez-vous, cliquez sur « créer un devis », ajoutez ou retirez des soins selon la demande, et appliquez une réduction si vous voulez l’inciter à réserver. Vous n’avez plus qu’à enregistrer votre devis pour l’imprimer ou l’envoyer par e-mail.

Les devis imprimés reprennent l’identité visuelle de votre salon, les soins et les tarifs, la remise éventuelle, et vos coordonnées : la personne repart donc avec du concret pour se décider. Et c’est bien plus efficace qu’un chiffre, qu’elle oubliera avant même d’arriver à sa voiture. Chaque devis est enregistré dans votre rapport de transactions, identifié comme tel, pour vous permettre de voir ce qui est réservé ou en suspens à tout moment. Le tout sans engagement : si votre cliente change d’avis, vous pouvez l’annuler en un clic.

Récoltez des avis sans avoir à demander

Après chaque rendez-vous, Treatwell Connect envoie automatiquement une demande d’avis, en général 24 à 48 heures après la visite, quand les clients profitent de leur nouveau look fraîchement réalisé. Résultat : les avis clients se multiplient et ce flux régulier booste votre position sur la marketplace, sans que vous ayez à réclamer des avis en caisse. Vous voyez aussi les retours des clients avant la publication. En cas d’avis négatif, vous avez donc le temps de trouver un terrain d’entente pour le transformer en avis positif.

Sur Treatwell, vos avis apparaissent à côté des portfolios de votre équipe pour un impact maximal : associés aux images, les mots sont encore plus convaincants.

Tirez le meilleur de vos avis

Préparez quelques modèles de réponse pour les cas les plus courants (avis enthousiaste, mitigé, par type de prestation), de façon à pouvoir répondre vite sans que toutes les réponses se ressemblent. Repérez les récurrences dans ce que les clients écrivent et tenez-en compte : si tout le monde signale que vous prenez du retard, revoyez votre planning. Si trois personnes ce mois-ci ont trouvé la musique trop forte, baissez le volume.

Mettez vos meilleurs avis en avant dans votre communication et sur vos pages de réservation. Ce que disent les clients pèse plus lourd que ce que vous dites vous-même : c’est tout l’intérêt.

Personnalisez l’expérience de vos clients

Treatwell Connect conserve bien plus que les coordonnées. L’historique complet des rendez-vous, les préférences, les allergies éventuelles, les formules, et tout ce que vous voulez noter sur vos clients, comme « préfère les rendez-vous le matin » ou « n’aime pas la conversation », est enregistré au même endroit. Résultat : vos clients ne sont plus des anonymes et se sentent reconnus à chaque visite.

Pour pouvoir recueillir ces données, vous devez cependant demander le consentement des clients, conformément au RGPD. En revanche, une fois leur consentement obtenu, Treatwell Connect l’enregistre sur la fiche du client : vous ne suivez donc plus tout cela sur papier.

Vous pouvez filtrer votre fichier client en fonction du consentement, de la date de la dernière visite et du nombre de rendez-vous. Activez vos offres en un clic pour faire revenir celles et ceux que vous n’avez pas vus depuis un moment.

Ciblez les bonnes personnes

Plutôt que d’envoyer chaque offre à tout votre fichier, segmentez-le selon les informations que vous avez. Activez des offres spéciales pour inciter les clients que vous n’avez pas vus depuis quelques mois à reprendre rendez-vous. Récompensez vos clients les plus fidèles, qui l’ont bien mérité. Les offres sont entièrement personnalisables. Et comme vous pouvez filtrer par consentement, vous ne contactez que des gens qui vous ont donné leur accord.

Mais attention : les offres doivent rester ponctuelles. Même les meilleures passent à la trappe quand elles se répètent toutes les semaines. Pour vous aider à garder le cap, Treatwell Connect ne permet pas de contacter deux fois le même client la même semaine. Un bon e-mail marketing est avant tout un e-mail bien ciblé, envoyé aux bonnes personnes.

Des rapports clairs et pertinents

Treatwell Connect vous donne une vue claire de votre activité : chiffre d’affaires du jour, performances de chaque membre de l’équipe et provenance de vos réservations. Les rapports mettent en évidence des tendances difficiles à percevoir au quotidien : les pics saisonniers, les soins qui peinent à trouver leur clientèle ou encore les canaux marketing qui génèrent le plus de réservations.

Les rapports SMS vous permettent de distinguer facilement les relances qui font vraiment revenir vos clients de celles qui passent inaperçues. Et grâce au suivi des canaux de réservation, vous voyez le volume de réservations généré par la marketplace et par vos boutons « Réserver » sur les réseaux sociaux ou sur votre site. Vous pouvez ainsi concentrer vos efforts là où ils donnent des résultats concrets.

Le plus utile reste de repérer les tendances en amont. Si certains créneaux sont systématiquement vides, c’est un bon signal pour lancer une opération ou ajuster le planning d’équipe. Si le taux d’annulation d’un client est particulièrement élevé, il est temps de revoir vos politiques.

Misez sur les canaux qui rapportent vraiment

Savoir d’où viennent vos clients (marketplace, boutons « Réserver » sur les réseaux sociaux ou votre site) vous indique où investir votre temps et votre budget. Les réservations issues de la marketplace vous coûtent davantage en commission, mais elles vous permettent d’attirer de nouveaux clients qui ne vous auraient jamais trouvé autrement. Les réservations depuis votre site et celles de clients existants ne vous coûtent rien, mais demandent d’autres efforts marketing pour continuer à affluer.

Vérifiez chaque mois quelles sources se transforment réellement en réservations, et concentrez votre budget sur celles qui fonctionnent pour vous.

Comblez vos créneaux grâce à la liste d’attente

Quand une personne a une date en tête, elle peut s’inscrire sur votre liste d’attente depuis votre widget de réservation, au lieu de chercher un rendez-vous ailleurs. Une notification apparaît sur votre agenda pour ce jour-là, et vous pouvez aussi ajouter des gens à votre liste vous-même : choisissez la date, saisissez leurs coordonnées et notez la prestation ou le collaborateur souhaité.

Quand un créneau se libère, c’est vous qui décidez de la suite. Soit vous notifiez tous les clients qui attendent pour cette date, soit vous envoyez une invitation à un client en particulier. L’e-mail contient un bouton « Réserver » qui ouvre votre widget avec la date et la prestation déjà renseignées : la réservation se fait donc en un clic.

Pour les créneaux toujours très demandés, configurez le prépaiement en ligne pour éviter les no-shows.

Les annulations ne sont plus une fatalité

Prenez l’habitude de consulter votre liste dès qu’un créneau se libère suite à une annulation, pour le proposer dans la foulée. Les invitations ne sont pas envoyées automatiquement aux clients sur liste d’attente : c’est donc à vous d’agir rapidement. Surveillez les prestations et les créneaux les plus souvent annulés, et envisagez de renforcer votre politique de prépaiement au besoin. Et surtout, pensez à retirer votre client de la liste dès qu’il a réservé, sinon vous risquez de le recontacter si un autre créneau se libère.

Boostez vos réservations avec Google et depuis votre site

Avec Treatwell Connect, vos clients peuvent réserver de plusieurs façons. Grâce à l’intégration Réserver avec Google, ils peuvent prendre rendez-vous directement depuis Google ou Google Maps, sans passer par votre site. Vous pouvez également ajouter notre widget de réservation à votre site pour permettre à vos clients de réserver directement en ligne, sans passer par la marketplace Treatwell.

Quelle que soit la façon dont ils réservent, toutes les réservations sont synchronisées instantanément avec votre agenda. Vous évitez ainsi les doubles réservations et gardez votre planning à jour en permanence.

Les réservations effectuées depuis votre propre site sont gratuites. En revanche, lorsqu’un nouveau client vous découvre sur la marketplace Treatwell et y effectue sa première réservation, une commission s’applique. Elle correspond au service de mise en relation avec des clients qui ne vous auraient pas forcément trouvé autrement.

Les clients qui vous trouvent sur Google sont eux aussi redirigés vers votre page Treatwell pour réserver : la même commission s’applique donc lorsqu’il s’agit d’un nouveau client. Vos rapports vous permettent ensuite de voir quels canaux vous apportent le plus de réservations.

Vous pouvez aussi partager le lien de votre widget sur vos réseaux sociaux pour permettre à vos abonnés de réserver directement en ligne, sans avoir à gérer les demandes de rendez-vous dans vos messages privés.

Ajoutez le widget de réservation à votre site

Treatwell Connect vous fournit un widget de réservation que vous pouvez placer où vous voulez : la page de réservation de votre site, votre page d’accueil, vos réseaux sociaux. Il n’y a rien à paramétrer, il suffit de le coller là où vos clients cherchent.

Si vous préférez que les gens puissent découvrir vos prestations sans quitter votre site, vous pouvez aussi intégrer votre grille tarifaire directement dans la page. Dans les deux cas, testez le dispositif avec une vraie réservation pour vérifier la synchronisation de l’agenda, et surveillez la fréquence réelle des réservations.

Profils d’équipe et portfolios

Sur Treatwell, chaque membre de votre équipe a son propre profil, avec ses spécialités, ses qualifications et son portfolio. Les clients veulent savoir avec qui ils réservent, et les pros qui ont leur clientèle d’habitués génèrent plus de réservations récurrentes. Mettez en avant vos prestations les plus demandées et les spécialisations de votre équipe.

Les photos que vous ajoutez sont mises à jour en temps réel sur vos fiches publiques. Associez chaque photo à la bonne prestation pour que les clients trouvent exactement ce qu’ils cherchent, et renouvelez les images régulièrement pour que la page ne prenne pas la poussière.

Peaufinez votre portfolio

Des photos nettes, lumineuses et bien cadrées, suffisent à faire la différence. Et n’oubliez pas : pour tout cliché où apparaît un client, il vous faut son accord. Les avant/après fonctionnent particulièrement bien pour toutes les prestations transformatrices, comme les corrections de couleur ou les extensions. Renouvelez vos photos chaque mois pour mettre en avant les prestations les plus populaires, plutôt que de recycler le même portfolio à l’infini.

Un portfolio bien tenu génère des réservations, surtout pour les prestations à fort impact visuel, comme les ongles, les sourcils et les cheveux.

L’application mobile Treatwell Connect

L’application Treatwell Connect, c’est votre agenda intelligent toujours à portée de main. Consultez et gérez vos réservations, ajoutez rapidement les clients sans rendez-vous et répondez aux avis en un temps record sans avoir à deviner d’où ils viennent. Retrouvez vos rapports sur les clients et les revenus en quelques clics, pour suivre votre activité de la semaine de n’importe où.

L’application vous permet aussi de suivre vos stocks et de passer commande toujours dans les temps, pour ne plus jamais être à court de vos produits préférés. Besoin de mettre à jour vos tarifs ? Pour cette tâche, il vaut mieux privilégier la tablette au téléphone.

Configurez facilement les droits d’accès pour contrôler qui peut voir quoi. Chaque membre de l’équipe dispose de son propre agenda, reçoit des notifications pour ses réservations et possède un profil public avec un portfolio de ses plus belles réalisations.

Quelles fonctionnalités Treatwell Connect privilégier pour votre activité ?

Les fonctionnalités qui simplifieront vos journées ne seront pas les mêmes pour un entrepreneur solo que pour une grande équipe ou si vous gérez plusieurs salons. En solo, ce sont surtout les rappels automatiques et les outils marketing simples qui vous font gagner du temps. Pour les petites équipes, les messages automatiques et la centralisation des paiements peuvent simplifier la communication et la comptabilité. Quant aux établissements de grande envergure, ils gagnent à utiliser les rapports détaillés pour améliorer leur stratégie, et apprécient les outils de planification et les droits d’accès personnalisés pour contrôler ce que chaque membre de l’équipe peut voir ou faire.

Priorités pour un petit salon

De une à trois personnes, concentrez-vous sur les bases : des rappels automatiques et des prépaiements en ligne correctement configurés. Ce sont les fonctionnalités à utiliser en priorité pour un impact immédiat. Passez en revue vos paramètres de rappel et vos fiches clients une fois par mois pour rester à jour.

Si vous avez un grand salon ou plusieurs adresses

Vous apprécierez Treatwell Connect pour ses rapports détaillés et ses outils qui simplifient la gestion de plannings complexes, mais la mise en place demande plus de réflexion. Synchronisez les agendas de chaque espace, vérifiez que les rapports reflètent correctement les données et définissez les droits d’accès de chaque membre de votre équipe pour ne pas être pris de court quand l’activité s’intensifie.

Envie de tirer le meilleur de Treatwell Connect ?

Si vous êtes déjà partenaire, connectez-vous à Treatwell Connect et testez dès cette semaine l’une des fonctionnalités de cette liste.

Pas encore partenaire Treatwell ? Inscrivez-vous gratuitement et découvrez tout ce que votre tableau de bord peut faire pour vous.

FAQ